CMS Finlandin asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä.
Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä
CMS Finland Oy
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Tomi Nikula
tomi.nikula@cms-finland.com

2. Rekisteröidyt
Rekisterissä on CMS Finland Oy:n asiakkaita (kuntoklubeja), yhteistyökumppaneita, potentiaalisia asiakkaita sekä yksityisiä henkilöitä.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste:
• Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
• Tai rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
• Asiakassuhteen hoitaminen
• Palveluista tiedottaminen
• Palveluiden ja tuotteiden laskuttamiseen
• Valtakunnallisissa kampanjoissa tulleet yhteystiedot välitetään lähimmälle CMS kuntoklubille

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
• nimi
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero
• Sähköinen laskutusosoite (mikäli tarvitsee laskutustiedoissa)

Asiakastiedot
• Laskuista löytyy tiedot ostetuista palveluista ja tuotteista

5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen:
tomi.nikula@cms-finland.com

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty
lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim.
asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
• Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
• CMS Finlandin järjestämistä valtakunnallisista markkinointikampanjoista, tutkimuksista, visailuista tai arvonnoista.
• Yhteystietolomakkeista

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
CMS Finlandin järjestämistä valtakunnallisista markkinointikampanjoista, tutkimuksista, visailuista, arvonnoista tulleet yhteystiedot välitetään kyseisessä kampanjassa kerrottuun käyttöön lähimmälle CMS klubille. CMS kuntoklubit on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
On myös mahdollista että luovutamme tietoja yhteistyökumppaneille jotta he voivat todentaa että kyseiset asiakkaat kuuluvat CMS Finlandin asiakkaisiin joka oikeuttaa kumppanietuuksien hyödyntämiseen. Yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:
• Aallon group (tilitoimisto)

7. Käsittelyn kesto
• Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa
• CMS Finlandin järjestämistä valtakunnallisista markkinointikampanjoista, tutkimuksista, visailuista tai arvonnoista tulleet yhteystiedot välitetään lähimmälle CMS klubille jonka jälkeen tiedot poistetaan CMS Finlandin rekisteristä.

8. Henkilötietojen käsittelijät
Asiakasrekisteriä käsittelevät CMS Finland Oy:n sekä tilitoimisto Aallon Group Oy:n työntekijät.
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Rekisteristä ei synny manuaalista aineistoa.
B. ATK:lla käsiteltävät tiedot
Asiakasrekisteri säilytetään CMS Finlandin omistamassa tietokoneessa, joka on suojattu palomuurilla.
Rekisterissä olevia tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, jolla on koneelle käyttäjätunnus ja salasana.